WFM-система Verme

Легкое и эффективное
планирование численности персонала и графиков
с доказанным бизнес-эффектом

На этой странице рассказываем, как работает WFM,
как развивался продукт и какой эффект
от внедрения можно получить.

Наши клиенты, внедрившие Verme WFM:

1

Увеличили эффективность персонала от 10% до 25%

2

Получают экономию ФОТ от 50 млн до 900 млн ежегодно

3

В консультационных продажах увеличили выручку на 5% за счет повышения конверсии и уровня сервиса

Как WFM помогает
повышать эффективность?

WFM-система (Workforce Management) — это инструмент для автоматизации процесса планирования рабочего графика сотрудников

Секрет эффективности линейного персонала – выводить такое количество сотрудников, которое необходимо для выполнения всех рабочих операций и при этом обеспечивает целевой уровень сервиса и внимания
к клиентам для роста выручки

Максим
Минаков

СРО Verme

Как это работает на примере?

1

Оборот сети магазинов “Успех” составляет
10 млрд руб в год.
HRD Марина знает, что обычно в этой отрасли можно посчитать годовой размер ФОТ
как ФОТ/РТО* = 6%.
То есть бюджет
на зарплаты в год составляет 600 млн руб.

2

Имея этот бюджет, Марина посчитала, что сможет вывести
на этот бюджет 2 млн часов
или 1 042 сотрудника
(с рабочей неделей 40 часов).

3

Дальше Марина планирует график 1 042 сотрудников, равномерно распределяя их по рабочим сменам.

4

По итогам месяца Марина поняла, что каждую неделю и даже день были моменты пиковых нагрузок, когда персонал не справлялся: клиенты уходили, потому что не могли найти на полках нужный товар, или долго стояли в очереди. Еще были моменты простоя, когда работы для персонала не хватало.

По сути в этом кейсе Марина не управляла
тремя важными параметрами:

Потребность в персонале

Потребность — сколько нужно сотрудников на рабочее место в каждый интервал времени. Рассчитывается с учетом клиентского потока и времени выполнения этих операций.

Покрытие

Покрытие — процент соответствия смен персонала рассчитанной потребности. Снижение покрытия (недостаток персонала) говорит о падении уровня клиентского сервиса и потере товарооборота.

Утилизация

Утилизация — эффективность использования рабочего времени персонала. Процент рабочих часов, спланированных под потребность. Падение утилизации говорит о появлении часов простоя в рабочем времени сотрудников и по сути приводит к перерасходу ФОТа.

Управление этими параметрами
позволяет отойти от классического подхода планирования часов из цифры ФОТ/выручки к более гибкому подходу

Классический подход

Спускается цифра 
доля ФОТ в РТО

Например: Доля ФОТ в РТО = 6%
Из этой цифры нанимаются/планируются часы

ФОТ 600 млн руб.

2 млн часов

Выручка 10 млрд руб.
Сервис 85%

Подход Verme

Учитывается потребность магазинов

6% остается верхним пределом, но управление происходит от калькулятора численности - сколько полных смен можно закрыть штатными сотрудниками, сколько коротких пиков усилить внешним персоналом.

ФОТ 540 млн руб.

Самозанятые 70 млн руб.

Аутсорс 70 млн руб.

Штат 400 млн руб.

1,86 млн часов

Выручка 10,5 млрд руб.
Сервис 95%

Управление с помощью калькулятора численности
помогает достигать той же выручки и того же сервиса меньшими часами и рублями, а правильное покрытие графиков под потребность – даже увеличить конверсию и сервис.

Компания Verme родилась одновременно с рынком
WFM Retail в России

Дмитрий
Шеходанов

CEO группы компаний Verme

В процессе внедрения в российской рознице зарубежных WFM-решений я и сооснователи нашей компании поняли, что иностранные системы не учитывают специфику наших процессов и требуют большой степени переделки.

При этом для сетей все больше и больше росла необходимость повышения эффективности персонала.
И мы пошли навстречу рынку – создали Verme WFM.

Продукт, который за счет автоматизации планирования графика персонала, исходя из потребности, позволяет повысить эффективность сотрудников и сэкономить ФОТ.

Впервые
Verme WFM
мы внедрили
в продуктовой сети «Оливье», принадлежавшей Billa.

Дальше наш продукт развивался вместе с рынком, помогая бизнесу решать новые задачи и достигая новых результатов...

*все заявленные цифры являются достижениями реальных проектов

5

Высокая текучесть персонала

4

Низкая конверсия продаж
(для консультационной модели продаж)
Низкий уровень сервиса и OSA
(для мерчендайзинговой модели продаж)

3

Отсутствие планирования
под потребность

За счет оцифровки и детализации потребности

2

Неэффективный и сложный
процесс планирования графиков

Неоптимальное ФОТ/РТО

За счет перераспределения и сокращения часов

1

Какие задачи
Verme WFM
решает сегодня

Дмитрий Филимонов

Директор по консалтингу Verme

Чеки, сканы, штуки и пр.

Прогнозирование
бизнес-драйверов

Максим
Минаков

СРО Verme

Функциональность Verme WFM

Автоматическое планирование
графиков персонала

C учетом рассчитанной нагрузки, ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка и кадровых отсутствий, пожеланий сотрудников

Расчет потребности в персонале

С интервалом от 15 минут

Евгений
Визгалов

сооснователь
группы компаний Verme,
системный архитектор

Функциональность Verme WFM

обеспечивается применением machine learning и анализа больших данных. Именно так система строит прогноз потребности и рассчитывает оптимальное количество сотрудников, исходя из текущих ресурсов, динамики и структуры продаж, маркетинговых активностей и др.

Как наши клиенты
экономят ФОТ и повышают эффективность персонала?

Дмитрий Филимонов

Директор
по консалтингу Verme

МТС

Экономия ФОТ 500 млн руб/год
Рост эффективности
на 10%

SPAR Калининград

Рост эффективности
на 5%

Ашан

Рост эффективности
на 7%

Эконика

Снижение ФОТ/РТО на 0,4%,
Рост ТО на 5%

Максим
Минаков

СРО Verme

Личный кабинет
директора

Директор магазина
и вышестоящие роли видят

Личный кабинет сотрудника

Автоматизация процесса онбординга персонала

Процесс обучения директоров и линейных сотрудников автоматизирован:

• все функции кабинета
• наглядный разбор кейсов
• каналы обращения в техническую поддержку

Команда консалтинга
Verme внедряет
WFM и сопровождает клиентов до получения бизнес-эффекта

Дмитрий
Филимонов

Директор
по консалтингу Verme

Обработка и анализ полученных данных

Развертка мощностей под проект

Подготовка

Реализация модели расчета потребности, планирования графиков и фактического учета сотрудников в бизнес-процессах клиента

Формирование концептуального
проекта

Обследование, формирование методологии
Составление баланса рабочего времени

Нормирование

Построение и согласование калькулятора численности по кластерам

Построение калькулятора численности

Настройка системы согласно концептуальному решению

Конфигурация системы

Реализация интеграции (сотрудники, кадровые документы, драйверы, табель, пользователи)

Интеграция

Конфигурация и миграция данных для всех объектов волны

Обучение бизнес-пользователей

Контроль бизнес-метрик

Консультирование и поддержка

Запуск и поддержка волны

Расчет параметров гибкости

Определение IT и админ инструментов

Мотивация на уровне линейного персонала и менеджмента

Заключение об успешном проведении орг. изменений (выход на целевые метрики)

Организационные
изменения

Условные обозначения

Отчётные документы

Работы этапа