WFM (ВФМ)-система Верме

Легкое и эффективное 
планирование численности персонала и графиков 
с доказанным бизнес-эффектом

На этой странице рассказываем, как работает ВФМ,
как развивался продукт и какой эффект
от внедрения можно получить.

Наши клиенты, внедрившие Верме ВФМ:

1

Увеличили эффективность персонала от 10% до 25%

2

Получают экономию ФОТ от 50 млн до 900 млн ежегодно

3

В консультационных продажах увеличили выручку на 5% за счет повышения конверсии и уровня сервиса

Как WFM (ВФМ) помогает повышать эффективность?

WFM-система (ВФМ-cистема) — это инструмент
для автоматизации процесса планирования рабочего графика сотрудников

Секрет эффективности линейного персонала – выводить такое количество сотрудников, которое необходимо для выполнения всех рабочих операций и при этом обеспечивает целевой уровень сервиса и внимания
к клиентам для роста выручки

Максим
Минаков

Директор
по продуктам Верме

Как это работает на примере?

1

Оборот сети магазинов “Успех” составляет
10 млрд руб в год.
Директор по персоналу Марина знает, что обычно в этой отрасли можно посчитать годовой размер ФОТ
как ФОТ/РТО* = 6%.
То есть бюджет
на зарплаты в год составляет 600 млн руб.

2

Имея этот бюджет, Марина посчитала, что сможет вывести
на этот бюджет 2 млн часов
или 1 042 сотрудника
(с рабочей неделей 40 часов).

3

Дальше Марина планирует график 1 042 сотрудников, равномерно распределяя их по рабочим сменам.

4

По итогам месяца Марина поняла, что каждую неделю и даже день были моменты пиковых нагрузок, когда персонал не справлялся: клиенты уходили, потому что не могли найти на полках нужный товар, или долго стояли в очереди. Еще были моменты простоя, когда работы для персонала не хватало.

По сути в этом кейсе Марина не управляла
тремя важными параметрами:

Потребность в персонале

Потребность — сколько нужно сотрудников на рабочее место в каждый интервал времени. Рассчитывается с учетом клиентского потока и времени выполнения этих операций.

Покрытие

Покрытие — процент соответствия смен персонала рассчитанной потребности. Снижение покрытия (недостаток персонала) говорит о падении уровня клиентского сервиса и потере товарооборота.

Утилизация

Утилизация — эффективность использования рабочего времени персонала. Процент рабочих часов, спланированных под потребность. Падение утилизации говорит о появлении часов простоя в рабочем времени сотрудников и по сути приводит к перерасходу ФОТа.

Управление этими параметрами
позволяет отойти от классического подхода планирования часов из цифры ФОТ/выручки к более гибкому подходу

Классический подход

Спускается цифра 
доля ФОТ в РТО

Например: Доля ФОТ в РТО = 6%
Из этой цифры нанимаются/планируются часы

ФОТ 600 млн руб.

2 млн часов

Выручка 10 млрд руб.
Сервис 85%

Подход Верме

Учитывается потребность магазинов c помощью ИИ

6% остается верхним пределом, но управление происходит от калькулятора численности - сколько полных смен можно закрыть штатными сотрудниками, сколько коротких пиков усилить внешним персоналом.

ФОТ 540 млн руб.

Самозанятые 70 млн руб.

Аутсорс 70 млн руб.

Штат 400 млн руб.

1,86 млн часов

Выручка 10,5 млрд руб.
Сервис 95%

Управление с помощью калькулятора численности
помогает достигать той же выручки и того же сервиса меньшими часами и рублями, а правильное покрытие графиков под потребность – даже увеличить конверсию и сервис.

Компания Верме родилась одновременно с рынком
ВФМ Ритейл в России

Дмитрий
Шеходанов

Генеральный директор группы компаний Верме

В процессе внедрения в российской рознице зарубежных ВФМ-решений я и сооснователи нашей компании поняли, что иностранные системы не учитывают специфику наших процессов и требуют большой степени переделки.

При этом для сетей все больше и больше росла необходимость повышения эффективности персонала.
И мы пошли навстречу рынку – создали Верме ВФМ.

Продукт, который за счет автоматизации планирования графика персонала, исходя из потребности, позволяет повысить эффективность сотрудников и сэкономить ФОТ.

Впервые
Верме ВФМ
мы внедрили
в продуктовой сети «Оливье», принадлежавшей Billa.

Дальше наш продукт развивался вместе с рынком, помогая бизнесу решать новые задачи и достигая новых результатов...

*все заявленные цифры являются достижениями реальных проектов

5

Высокая текучесть персонала

4

Низкая конверсия продаж
(для консультационной модели продаж)
Низкий уровень сервиса
(для мерчендайзинговой модели продаж)

3

Отсутствие планирования
под потребность

За счет оцифровки и детализации потребности

2

Неэффективный и сложный
процесс планирования графиков

Неоптимальное ФОТ/РТО

За счет перераспределения и сокращения часов

1

Какие задачи
Верме ВФМ
решает сегодня

Дмитрий Филимонов

Директор по консалтингу Верме

Чеки, сканы, штуки и пр.

ИИ-прогнозирование
бизнес-драйверов

Максим
Минаков

Директор по продуктам Верме

Функциональность Верме ВФМ

Автоматическое планирование
графиков персонала

Формирование оптимальных графиков на основе ИИ-промтов
("как мне сделать график, чтобы не превысить бюджет и обеспечить максимальный РТО")

C учетом рассчитанной нагрузки, ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка и кадровых отсутствий, пожеланий сотрудников

ИИ-расчет потребности в персонале

Расчет нагрузки и графиков смен с учетом прогноза отсутствий и иных внешних факторов (вплоть до погоды
и пробок на дорогах)

Евгений
Визгалов

сооснователь
группы компаний Верме,
системный архитектор

Функциональность Верме ВФМ

обеспечивается применением машинного обучения и анализа больших данных. Именно так система строит прогноз потребности и рассчитывает оптимальное количество сотрудников, исходя из текущих ресурсов, динамики и структуры продаж, маркетинговых активностей и др.

Как наши клиенты
экономят ФОТ и повышают эффективность персонала?

Дмитрий Филимонов

Директор
по консалтингу Верме

МТС

Экономия ФОТ 500 млн руб/год
Рост эффективности
на 10%

SPAR Калининград

Рост эффективности
на 5%

Ашан

Рост эффективности
на 7%

Эконика

Снижение ФОТ/РТО на 0,4%,
Рост ТО на 5%

Максим
Минаков

Директор по продуктам Верме

Личный кабинет
директора

Директор магазина
и вышестоящие роли видят

Личный кабинет сотрудника

Автоматизация процесса онбординга персонала

Процесс обучения директоров и линейных сотрудников автоматизирован:

• все функции кабинета
• наглядный разбор кейсов
• каналы обращения в техническую поддержку

Команда консалтинга
Верме внедряет
ВФМ и сопровождает клиентов до получения бизнес-эффекта

Дмитрий
Филимонов

Директор
по консалтингу Верме

Обработка и анализ полученных данных

Развертка мощностей под проект

Подготовка

Реализация модели расчета потребности, планирования графиков и фактического учета сотрудников в бизнес-процессах клиента

Формирование концептуального
проекта

Обследование, формирование методологии
Составление баланса рабочего времени

Нормирование

Построение и согласование калькулятора численности по кластерам

Построение калькулятора численности

Настройка системы согласно концептуальному решению

Конфигурация системы

Реализация интеграции (сотрудники, кадровые документы, драйверы, табель, пользователи)

Интеграция

Конфигурация и миграция данных для всех объектов волны

Обучение бизнес-пользователей

Контроль бизнес-метрик

Консультирование и поддержка

Запуск и поддержка волны

Расчет параметров гибкости

Определение ИТ и админ инструментов

Мотивация на уровне линейного персонала и менеджмента

Заключение об успешном проведении орг. изменений (выход на целевые метрики)

Организационные
изменения

Условные обозначения

Отчётные документы

Работы этапа